Dân văn phòng cần những kỹ năng Microsoft Office nào?
Microsoft Office là công cụ đắc lực, nâng cao hiệu suất làm việc trên máy tính. Trong bài viết này HourOfCode Việt Nam sẽ giúp bạn hiểu biết thêm về những kỹ năng Microsoft Office đáng để trau dồi để làm nổi bật trong CV của mình nhé
Kỹ năng Microsoft Excel
Ngay cả khi không thực hiện các báo cáo dữ liệu phức tạp trong Microsoft Excel, bạn vẫn cần biết cách sử dụng Excel ở một mức độ cơ bản.
Đối với những ngành phải làm việc với dữ liệu như tài chính, nên đặc biệt đảm bảo rằng trong CV của bạn có đề cập đến kỹ năng Excel. Dưới đây là một số kỹ năng cụ thể hơn để trau dồi và tăng điểm cộng cho CV của bạn:
Tạo và chỉnh sửa công thức
Công thức là một tính năng hữu ích nhất trong Excel. Nếu thành thạo và sử dụng được những công thức trong Excel một cách nhanh chóng sẽ khiến bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.
Sử dụng Pivot Tables
Pivot tables cho phép bạn đọc và thao tác một lượng lớn dữ liệu phức tạp một cách nhanh chóng và chính xác.
Sử dụng pivot tables dễ dàng sẽ khiến bạn trở nên khác biệt so với những ứng viên khác, đặc biệt là ở những vị trí liên quan đến dữ liệu hoặc theo định hướng dữ liệu, vì vậy hãy đảm bảo bạn làm việc dựa trên các kỹ năng của mình trong lĩnh vực này và sau đó liệt kê chúng vào CV của bạn.
Định dạng đồ thị và biểu đồ
Biết cách sử dụng và thao tác với các biểu đồ và đồ thị trong Excel là điều quan trọng để có thể trình bày tốt dữ liệu. Ngoài ra, điều quan trọng là bạn phải biết cách thức trình bày nào là tốt nhất cho thông tin bạn đang cố gắng trình bày. Chọn và thiết kế các đồ thị và biểu đồ phù hợp để trình bày thông tin hiệu quả hơn.
Sắp xếp dữ liệu
Biết cách sử dụng bộ lọc giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Thực hành thêm và sử dụng các bộ lọc này một cách nhanh chóng để việc tìm kiếm diễn ra dễ dàng hơn.
Kỹ năng Microsoft Word
Microsoft Word là một trong những công cụ được sử dụng nhiều nhất của Microsoft. Bạn sẽ cần các kỹ năng cơ bản trong chương trình này cho dù bạn làm việc ở đâu. Dưới đây là một số kỹ năng cụ thể hơn mà bạn nên có:
Soạn thảo văn bản nhanh, sử dụng 10 ngón để gõ văn bản
Mọi người dùng đang sử dụng máy tính đều mong muốn có thể gõ văn bản nhanh mà không cần nhìn bàn phím. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và nó còn giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
Định dạng tài liệu
Từ kích thước phông chữ đến khoảng cách, bạn nên biết các tiêu chuẩn chung và các tính năng của định dạng thích hợp. Biết cách tạo một tài liệu có nhiều cột, đầu trang và chân trang phù hợp, cùng với phông chữ chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tránh khỏi sự lúng túng và biến bạn trở thành một nhân viên chuyên nghiệp hơn.
Tạo và sử dụng các mẫu
Cho dù chúng đang giúp bạn thực hiện công việc hiệu quả hơn hay chúng là yêu cầu của toàn tổ chức, các mẫu Word vẫn phổ biến ở nhiều nơi làm việc. Hãy kết hợp các kiểu chữ, ảnh và các yếu tố khác. Bạn có thể thấy mình cần biết cách thêm dấu ngoặc kép, ảnh, biểu đồ và đồ thị vào tài liệu của mình. Có thể chèn, tạo và định dạng các phần tử này sẽ giúp bạn đạt đến trình độ cao hơn trong các kỹ năng Word của mình.
In ấn văn bản
Việc in các văn bản trong Word đã ngày càng phổ biến hơn hiện nay, nhất là với dân văn phòng hay nhân viên công sở. Tất cả các phiên bản Word của Microsoft đều tích hợp tính năng này giúp người dùng có thể trực tiếp in ấn tài liệu, hồ sơ mà không phải sử dụng thêm bất cứ phần mềm nào khác.
Kỹ năng Powerpoint
Bạn có thể kết hợp Microsoft PowerPoint với các bài giảng và hội nghị. Các công ty cũng sử dụng PowerPoint để đào tạo hoặc thông báo cho nhân viên.
Tạo và làm việc với templates
Nhiều tổ chức tạo các mẫu và chủ đề PowerPoint để phù hợp với thương hiệu công ty. Tùy thuộc vào công việc của bạn, bạn sẽ cần biết cách sử dụng chúng, cách tạo chúng hoặc cả hai một cách hiệu quả.
In bản trình bày dưới dạng tài liệu phát tay
Cho dù công việc của bạn là hỗ trợ Sếp chuẩn bị cho buổi thuyết trình hay tự mình đưa ra thông tin cập nhật cho các nhà đầu tư quan trọng, thì việc biết cách in bản trình bày PowerPoint dưới dạng tài liệu phát tay là một kỹ năng quý giá cần có.
Thiết kế một bài thuyết trình lôi cuốn
Đây cũng là một kỹ năng đòi hỏi bạn phải luyện tập nhiều, nhưng là một người chuyên nghiệp, bạn nên biết những nguyên tắc cơ bản của một bài thuyết trình PowerPoint chất lượng. Hãy trau dồi kỹ năng giao tiếp của bạn trong lĩnh vực này, vì điều này sẽ làm tăng giá trị mà bạn mang lại cho doanh nghiệp.
Kết hợp hình ảnh động và các yếu tố đa phương tiện
Để có kỹ năng PowerPoint thực sự hiệu quả, bạn nên biết cách kết hợp các yếu tố đa phương tiện như video vào trang trình bày của mình. Tương tự, biết các hiệu ứng khác nhau mà bạn có thể thêm vào bản trình bày và sau đó sử dụng chúng một cách phù hợp.
Trên đây HourOfCode Việt Nam đã giới thiệu đến bạn những kỹ năng microsoft Office quan trọng và cần thiết cho bất kỳ công việc văn phòng nào, hy vọng sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!
